Depois do Jantar

Ainda no restaurante

1- O presidente chama os oficiais que vão orar pelos convidados que assim o desejarem;

2- O presidente faz os agradecimentos e convida para o próximo jantar, especificando a data, o local e o preletor;

3- Se possível, o presidente deve se despedir dos convidados à saída;

4- Providenciar transporte para levar o preletor até ao hotel

5- No quinto dia útil - não deixe passar muito tempo - após o evento o capítulo envia uma cartinha de agradecimento pela presença do convidado, ao mesmo tempo que o convida para o próximo jantar. É válido, também, enviar essa carta por e-mail. No capítulo de Niterói enviamos junto com a cartinha o folder "Aprendendo a Orar", criado no capítulo. 

6- Uma semana após o envio da cartinha, ou e-mail, fazemos o contato telefônico, como descrito abaixo.

(sugestão de script para quando ligarmos para os convidados após o jantar)

O PEIXE ESTÁ NA REDE. E AGORA?

Procedimentos para serem tomados com as fichas preenchidas pelos convidados, após o jantar. Adaptáveis, também, para o Apoio Feminino, bastando mudar o nome do evento, de jantar, para chá.

1- O recolhimento das fichas deve ser de responsabilidade de uma pessoa, podendo a mesma solicitar a ajuda de outras, para agilizar o processo de recolhimento;

2- As fichas preenchidas devem ser entregues ao secretário;

3- Primeira ação:

Tratamento das fichas:

3.1- O secretário conferirá o preenchimento dos campos para verificar se todos estão coerentes, ou se está faltando alguma informação. Alguns não anotam o Cep, então, é necessário procurá-lo no livro dos Correios ou na Internet. Alguma informação pode não estar legível, tornando-se necessária a sua real identificação;

3.2- Após conferir as fichas e fazer os acertos necessários, anexar uma folha em branco – do tamanho de ¼ do tamanho da ficha - em cada ficha, para serem anotados, o dia do envio da correspondência, as datas e horários das tentativas de contato telefônico, e o resultado do contato com o convidado;

4- Segunda ação:

Envio de e-mail ou carta agradecendo pelo comparecimento ao jantar;

4.1- A prioridade para o envio do agradecimento deve ser por e-mail se esse estiver anotado na ficha, e legível. Se o envio não puder ser feito por e-mail, faze-lo por carta, se o endereço estiver completo;

4.2- A carta por e-mail dever ser personalizada constando apenas o nome principal, isso para dar um ar intimista e quebrando um pouco a formalidade. Não é necessário o sobrenome. Mas, atenção, se o nome for Carlos Antônio, não coloque apenas Carlos. Em assunto, anote: “Jantar da Adhonep”, pois o e-mail pode cair na caixa de spam. O remetente do e-mail é o secretário. Se o e-mail retornar verifique o possível erro e torne a enviá-lo;

4.3- A correspondência por carta deve ser personalizada. Nunca uma cópia. Todas devem ser assinadas, de próprio punho, pelo secretário ou pelo presidente. Afinal, o destinatário é uma pessoa a quem queremos cativar porque é especial para nós, e ela tem que se sentir assim. 

4.4- O nome e o endereço do destinatário devem ser escritos à mão. É delicado! Nome em etiqueta é coisa de banco;

4.5- Seria muito adequado que quando enviássemos a correspondência, já soubéssemos a data e o local do próximo jantar. O nome do palestrante não é muito importante, pois a pessoa voltará pelo que viu e sentiu no jantar anterior, e não, pelo que verá. O mesmo se aplica para o e-mail;

4.6- Coloque selo no envelope. É um detalhe, mas, um detalhe que demonstra cuidado. A correspondência passada na máquina dá uma conotação comercial, parecendo que foram feitas muitas delas;

4.7- A carta deve ser enviada até cinco dias úteis, após o jantar. Como os Correios demoram até três dias para a entrega, significa que o nosso convidado a receberá até no oitavo dia após o jantar. O mesmo se aplica para o e-mail. É importante não deixar passar muito tempo do jantar, para que o convidado não “esfrie”. A impressão que o recebimento da carta vai causar será muito boa;

4.8- Você fez a sua parte, e da melhor forma. Agora, ore para a carta chegar e brilhar nas mãos do destinatário;

4.9- Estamos apenas começando!

5- Terceira ação:

Contato telefônico:

Atenção: É importante que se saiba se o convite do convidado foi pago por ele mesmo ou por outra pessoa. Se o convite foi cortezia ele pode achar que esse agora também o é.

5.1- Após uma semana do envio do e-mail ou da correspondência, fazer contato telefônico;

5.2- A pessoa que vai entrar em contato com o convidado, deve ser alguém que tenha facilidade de se comunicar, que conheça a Adhonep, e preferentemente que tenha estado no jantar, ou que saiba como foi o seu desenrolar. Como na ficha é anotada a profissão do convidado, se esse for um juiz, ou um general, ou um político, a pessoa indicada para fazer o contato deve ser alguém com capacidade de manter um diálogo no nível dessas pessoas;

5.3- Se o convidado for do sexo feminino, o contato deve ser feito por alguém do Apoio Feminino, guardando os cuidados descritos acima;

5.4- A carta enviada preliminarmente já preparou o “terreno” para esse contato;

5.5- Antes de ligar, é preciso ler na ficha quais as observações feitas pelo convidado. Pode ter pedido oração para si mesmo, para sua família ou para o seu negócio. Pode ter feito alguma anotação a respeito de determinado fato que presenciou durante o jantar, ou uma crítica. Agradeça as anotações e os elogios registrados na ficha pelo convidado;

5.6- Prepare-se. Você está indo conquistar um “cliente”;

5.7- A primeira tentativa de contato deve ser feita no início da noite, no telefone residencial, e nunca após às 21h. Se ninguém atender, ligue no dia seguinte pela manhã, porém, nunca antes das 9h30, ou então, à tarde;

5.8- Mesmo que o convidado anote na ficha o número do telefone comercial, ligue para esse número apenas em última instância. Para o celular, somente ligue se for o único telefone;

5.9- Pelo telefone comercial nunca fale do motivo da ligação, a não ser com o próprio, mas, diga o seu nome e que é da Adhonep. Se a pessoa com quem queremos falar não puder atender, pergunte a que horas poderemos tornar a ligar.

5.10- Se for perguntado: - quem quer falar com o Sr. José(1)? Pode dizer que é (diga o seu nome), da Adhonep, e que vai ligar mais tarde;

5.11- Faça uma anotação sucinta do que for conversado com o convidado. No final das ligações vamos ter uma idéia do que as pessoas acharam do jantar. Isso é importante para a avaliação;

5.12- O fato de o convidado ser receptivo, não é motivo para nos alongarmos na ligação. “O muito falar faz tropeçar”, diz a Palavra. Seja breve. Pergunte, responda, convide, coloque-se à disposição;

5.13- O que pode ocorrer na ligação:

5.13.1- Ninguém atende:

Torne a ligar em horários alternados, à noite, pela manhã ou à tarde;

5.13.2- Alguém atende:

- Boa noite. Posso falar com o Sr. José?

- Quem quer falar com ele?

– É (diga o seu nome), da Adhonep.

- Aqui é o José.

– Sr. José, Boa Noite. Meu nome é (diga o seu nome). Sou da Adhonep, de Niterói.    

- Estou ligando para agradecer a sua presença no nosso último jantar e dizer que ficamos felizes com a sua presença. A propósito, o senhor recebeu o nosso e-mail/correspondência (você sabe qual foi o meio, então, diga um só) enviado pelo Capítulo? (agora, deixe a pessoa falar)

- Sim, recebi. (deixe a pessoa tecer comentários – se ela não continuar após o “recebi” continue você);

- Que ótimo que o senhor a recebeu...  (pule para a linha 5.13.2a)

- Não. Não recebi.

- Oh, que pena! O seu endereço de e-mail/correspondência não é... (confirme o endereço) Então, o senhor ainda vai recebê-la, se for carta, ou, reenviaremos a nossa carta por e-mail (após anotar o endereço correto). Obs. Se o e-mail não retornou é porque foi entregue;

5.13.2a- Temos feito orações em seu favor e em favor de sua família... (comente a respeito das anotações que o convidado fez no verso da ficha)

- O nosso próximo jantar será no dia tal, para o qual o senhor já está convidado. Mas, antes gostaríamos de recebê-lo em uma de nossas reuniões que ocorrem no lugar tal, dia tal, hora tal, para... (de acordo com o que ele escreveu na ficha): “quero conhecer melhor a Adhonep”; “gostaria de me associar”; “quero pedir oração pelos meus negócios, etc.”. Independentemente de o convidado ter pedido, ou não, oração, diga-lhe que temos orado pela família dele e por seus negócios, a cada reunião. O que é verdade, pois as fichas do último jantar são levadas para as reuniões, às segundas-feiras, para que todos orem pelas causas daqueles que as preencheram;

5.13.3- Diga ao convidado para procurá-lo (coloque-se à disposição), ou ao presidente, na reunião do Capítulo ou no jantar;

5.13.4- Se a pessoa não for receptiva, ou não demonstrar interesse, não insista. Agradeça-lhe a atenção, despeça-se gentilmente e desligue;

5.13.5- Tudo o que está escrito na ficha é “gancho” para desenvolvermos a conversa telefônica;

5.14- A pessoa com quem queremos falar não está.

- A que horas posso encontrar o Sr. José?

5.15- Anote a data e a hora de cada contato, ou tentativa de contato;

5.16- Não deixe recado para o convidado ligar de volta;

5.17- Todas as fichas com as anotações resultantes das ligações devem ser entregues ao presidente do Capítulo antes do jantar seguinte, mas a cada reunião, devemos levá-las para orarmos pelas causas das pessoas que as preencheram. Esse é o nosso compromisso assumido por escrito (vide verso da ficha);

5.18- Provavelmente, você não se lembra da aparência do convidado, então solicite à pessoa que o convidou para avisá-lo da chegada dele à reunião ou ao jantar, a fim de poder recepcioná-lo pessoalmente, e integrá-lo ao grupo. Se o adhonepiano que fez o contato telefônico não puder estar presente na reunião nem no jantar seguintes, prepare alguém para substituí-lo na recepção ao convidado. O convidado não pode chegar à reunião plenária ou ao próximo jantar e ficar “perdido”.

5.19- Essa é a nossa parte no trabalho. O convencimento é trabalho do Espírito Santo.Ore!

(1) nome fictício

Obs. Script atualizado em 25/10/15

“Nada é tão bom que não possa ser melhorado”